OLEH ZAIDI ISMAIL

PADA 5 hingga 7 Disember 2017, Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (SKMM) dengan kerjasama Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) meneruskan kerjasama menganjurkan Kursus Penulisan Profesional di Ibu Pejabat SKMM, Cyberjaya.

Peserta Kursus Penulisan Profesional di Ibu Pejabat SKMM, Cyberjaya.

Peserta Kursus Penulisan Profesional di Ibu Pejabat SKMM, Cyberjaya.

Kursus ini diadakan untuk meningkatkan kemahiran dan mutu penggunaan bahasa Melayu dalam urusan penyediaan dokumen rasmi khususnya surat, memo, e-mel, kertas cadangan, laporan dan minit mesyuarat. Pengisiannya disusun secara khusus agar peserta dapat memahami asas dan prinsip penulisan dokumen rasmi dengan menggunakan gaya bahasa yang lebih berkesan; mengetahui kesilapan-kesilapan lazim yang dilakukan dalam penulisan dokumen rasmi; mengaplikasikan teknik mendengar, menganalisis dan mencatat maklumat dengan lebih berkesan semasa perjalanan mesyuarat; serta meningkatkan keyakinan menulis dan keterampilan berbahasa Melayu dalam dokumen rasmi.

Dalam kursus tersebut, penulis selaku penceramah memberikan penerangan dan penjelasan tentang penggunaan bahasa Melayu dalam urusan penyediaan surat, memo, dan e-mel, serta kertas cadangan, laporan dan minit mesyuarat. Selain itu, peserta turut diberi latih amal penggunaan bahasa dalam dokumen-dokumen yang berkaitan.

Kursus kali ketiga ini melibatkan seramai 25 karyawan SKMM yang terdiri daripada pegawai dan kumpulan sokongan dari pelbagai jabatan di ibu pejabat dan pejabat cawangan. Dalam kursus tersebut, pada peringkat permulaannya (hari pertama), peserta kursus diberi penerangan dan penjelasan tentang asas-asas penggunaan bahasa Melayu khususnya dalam aspek ejaan, pembentukan kata, dan pembinaan ayat yang baik dan betul dalam dokumen-dokumen rasmi. Para peserta juga turut dijelaskan tentang kesalahan-kesalahan umum yang dilakukan dalam penulisan dan cara membaikinya.

Peserta diberi penerangan tentang aspek format dan penggunaan bahasa dalam dokumen-dokumen rasmi

Peserta diberi penerangan tentang aspek format dan penggunaan bahasa dalam dokumen-dokumen rasmi.

Setelah itu, baharulah peserta diberi penerangan tentang aspek format dan penggunaan bahasa dalam dokumen-dokumen rasmi yang meliputi surat, memo, dan e-mel. Dari segi bahasa, aspek utama yang ditekankan ialah penggunaan rujukan hormat dan kesantunan berbahasa dalam surat rasmi dam memo. Sesuai dengan situasi semasa, para peserta turut diterangkan tentang penggunaan bahasa dalam e-mel yang kerap digunakan dalam urusan rasmi untuk bertukar ganti dengan surat dan memo kerana lebih cepat proses pengiriman dan balasannya. Walaupun bentuknya berbeza dengan surat rasmi, amalan penggunaan bahasa Melayu yang baik dan santun perlulah diterapkan kerana turut digunakan dalam urusan rasmi.

Seterusnya, pada hari kedua, peserta diterangkan tentang aspek format dan penggunaan bahasa dalam kertas cadangan dan laporan. Kertas cadangan atau ada juga yang menggunakan istilah kertas awalan atau kertas kerja merupakan kertas yang disediakan sebelum melaksanakan sesuatu program. Dari segi penggunaan bahasa, kertas ini juga perlulah menggunakan bahasa rasmi yang baik dan tepat.

Laporan pula akan disediakan setelah sesuatu program itu dilaksanakan. Untuk penulisan laporan, secara umumnya dua bentuk laporan yang lazim digunakan, iaitu berbentuk borang laporan ringkas dan laporan panjang yang mempunyai judul dan subjudul tertentu. Walaupun kedua-dua bentuk laporan itu berbeza, hakikatnya mempunyai matlamat yang sama, iaitu menyampaikan laporan terhadap sesuatu yang telah dilaksanakan. Dari segi bahasanya pula, kedua-duanya perlulah menggunakan bahasa Melayu yang betul baik dari segi ejaan mahupun pembentukan kata dan tatabahasanya.

Pada hari kedua, peserta diterangkan tentang aspek format dan penggunaan bahasa dalam kertas cadangan dan laporan.

Pada hari ketiga, peserta diterangkan tentang aspek format dan penggunaan bahasa dalam pengurusan dan penulisan minit mesyuarat.

Hari ketiga pula, kursus diteruskan dengan pengurusan dan penulisan minit mesyuarat. Selain aspek bahasa, para peserta turut dijelaskan proses-proses kerja dari sebelum, semasa dan selepas berlangsungnya sesuatu mesyuarat. Bahasa yang digunakan dalam minit mesyuarat mempunyai larasnya yang tersendiri, yang berbeza dengan surat, memo dan juga laporan. Walaupun tidak sama dari segi bentuk penulisan dan formatnya, semua dokumen tersebut mempunyai persamaan dari segi penggunaan bahasanya iaitu perlu menggunakan bahasa yang baik dan tepat.

Pada dasarnya, keseluruhan karyawan yang mengikuti kursus ini memang terlibat secara langsung dalam penulisan surat, memo dan e-mel, serta kertas cadangan, laporan dan minit mesyuarat di jabatan masing-masing. Oleh itu, ilmu ini perlu dipelajari dan diterapkan dalam tugasan harian mereka.

 

Sila Beri Pandangan


  • Laman

  • Arkib