Judul: Penggunaan Bahasa dalam Surat Rasmi: Bahasa dalam Komunikasi

Penulis: Asmah Haji Omar

Terbitan: Dewan Bahasa dan Pustaka

Tahun: 2016

Pengulas: Diviya Devaraj

SURAT kiriman rasmi merupakan surat yang ditulis atas dasar urusan rasmi. Surat kiriman rasmi dikarang untuk kegunaan pelbagai tujuan seperti surat permohonan pekerjaan, surat pertanyaan, surat arahan, surat penyataan atau makluman. Surat kiriman rasmi merupakan salah satu alat komunikasi konvensional yang masih digunakan secara meluas di seluruh Malaysia. Namun begitu, kecanggihan teknologi telah menyebabkan penulisan surat digantikan dengan aplikasi atas talian atau e-mel.  Penulisan surat rasmi kian berkurangan tetapi surat rasmi masih dianggap penting untuk urusan rasmi. Segelintir daripada kita mempunyai kemusykilan dalam mengarang surat rasmi yang sempurna tanpa kesalahan tatabahasa dan format. Oleh itu, buku ini wajib dijadikan sebagai bahan rujukan oleh setiap individu yang ingin menulis surat rasmi.

Buku ini ditulis oleh Profesor Emeritus Dato Dr. Asmah Haji Omar. Sememangnya Asmah Haji Omar dikenali sebagai pakar nahu Bahasa Melayu dan tokoh terkenal dalam bidang perancangan bahasa. Buku ini hanya mengandungi 34 muka surat tetapi maklumat dalam buku ini padat serta bermanfaat. Buku ini bukan sahaja mengandungi analisis bahasa surat rasmi tetapi juga pedoman bagi penulisan pelbagai surat rasmi. Secara umum, buku ini memiliki sembilan bab termasuk kesimpulan dan beberapa contoh surat-surat rasmi dalam lampiran.

Dalam bab pertama, penulis menjelaskan tentang pengertian surat rasmi. Pada penjelasan penulis, surat rasmi merupakan surat yang ditulis dalam urusan-urusan rasmi, yakni dalam urusan-urusan yang berhubung dengan urusan pejabat, misalnya pejabat-pejabat kerajaan, badan berkanun, syarikat-syarikat perniagaan dan tempat-tempat pengajian serta juga dalam urusan pekerjaan, urusan persekolahan dan sebagainya. Surat rasmi dikatakan boleh ditulis oleh seseorang atas nama peribadinya atau atas nama pejabat atau syarikatnya.

Bab kedua membincangkan bentuk surat rasmi. Dalam surat rasmi penulisan nama, alamat, tarikh dan tajuk surat merupakan elemen yang penting. Dalam surat rasmi, nama, alamat pengirim dan juga nama dan alamat penerima hendaklah diletakkan pada halaman permulaan di sebelah atas. Jika surat itu mempunyai kepala surat (letterhead), lengkap dengan nama dan alamat pejabat atau pengirim, maka kita tidak perlu menulis lagi nama dan alamat pengirim. Dalam penulisan tarikh, terdapat pelbagai cara digunakan. Penulis telah menyatakan cara menulis tarikh dengan tepat berserta beberapa contoh. Tarikh harus diletakkan di bahagian atas sebelah kanan. Dalam gaya penulisan tarikh, penulis juga telah menekankan kepada dua kaedah penulisan hari bulan yang patut dielakkan dalam surat rasmi. Antaranya, menulis tarikh bulan dengan nombor (20.5.1983) dan mendahulukan tarikh dengan nama bulan (Mei 20, 1983). Di samping itu, penulis juga menyatakan bahawa surat rasmi harus mempunyai tajuk yang ditulis sebelum kandungan surat dimulakan.

Seterusnya, dalam bab ketiga, pembaca diberi pencernaan mengenai suasana surat rasmi. Individu yang ingin menulis surat haruslah memastikan bahawa surat yang ditulis adalah format atau tak bersahaja. Pemilihan kata-kata dan ungkapan memainkan peranan penting dalam surat rasmi. Surat rasmi dikatakan mempunyai peraturan-peraturan tersendiri dalam penggunaan ganti nama, berdasarkan susunan pangkat dan pertalian antara pengirim dan penerima. Suasana yang dibawa oleh surat rasmi boleh dibahagikan kepada dua jenis, iaitu formal tak peribadian dan formal peribadian. Formal tak peribadian dianggap sangat formal manakala peribadian dikatakan kurang sifat formalnya.

Selain itu, dalam bab keempat, penulis telah membincangkan perihal penggunaan ganti nama diri. Dalam surat rasmi, kita tidak boleh menggunakan sebarang ganti nama diri sesuka hati. Ganti nama diri sering dikaitkan dengan nama gelaran atau rujukan kehormat, sehingga kategori nama gelaran atau rujukan kehormat itu berfungsi sebagai ganti nama sendiri. Penulis juga memfokuskan mengenai pemilihan rujukan untuk orang yang kedua, yakni orang yang disasarkan surat rasmi tersebut. Biasanya pemilihan rujukan untuk orang kedua dianggap agak rumit. Pemilihan ini terpaksa dilakukan berdasarkan beberapa parameter, iaitu jantina, umur, pangkat dan darjat keakraban. Penulis juga menjelaskan bahawa mengelakkan penggunaan kata ganti nama diri kedua yang langsung seperti engkau, kau, kamu dan sebagainya dalam urusan surat-menyurat. Penggunaan kata-kata aku, engkau, kau dan kamu merupakan penggunaan bahasa yang kasar.

Dalam bab kelima penulis membincangkan penggunaan kata/ungkapan khusus secara lebih perinci. Penulis telah mengatakan bahawa dalam bahasa surat-menyurat terdapat penggunaan ungkapan yang menunjukkan perkaitan fikiran yang dengan sendirinya membayangkan perkaitan peristiwa yang berlaku. Ungkapan ini dinamakan penanda wacana kerana wujud sebagai pemberi isyarat. Penulis telah membahagikan penanda wacana tersebut kepada 13 jenis. Antaranya, penanda rujukan, penanda penyertaan, penanda makluman, penanda sebab-musabab, penanda perintah, penanda perwakilan, penanda matlamat, penanda pendapat, penanda penegasan, pendapat sambungan, penanda sikap, penanda antisipasi dan penanda penamat.

Seterusnya, pembaca diberi kefahaman mengenai penggunaan struktur. Ayat pasif didapati mempunyai kekerapan yang sangat tinggi dalam surat rasmi. Menurut penulis, struktur ayat pasif sangat digemari atau kerap digunakan kerana ayat-ayat seperti ini menimbulkan suasana tak peribadian (sangat formal). Dalam ayat pasif, pelaku bagi perbuatan tidak perlu disebut dan ini memudahkan suasana tak peribadian. Penulis juga menjelaskan tentang perbezaan antara pasif jati dan pasif semu. Perbezaan antara pasif jati dengan pasif semu terletak pada susunan pelaku dan perbuatan serta awalan di- pada perbuatan.

Dalam bab ketujuh pula, penulis memberi keterangan mengenai bahasa akhir surat rasmi. Dikatakan rata-rata orang mengakhiri dengan ungkapan Sekian, Terima kasih. Walau bagaimanapun, penulis berpendapat bahawa terdapat sedikit tokoh tambah yang menunjukkan gaya dan cita rasa yang berbeza-beza.

Dalam bab akhir, penulis membincangkan tentang beberapa kejanggalan bahasa dalam surat rasmi yang disertakan dengan beberapa contoh. Menurut penulis, kejanggalan bahasa yang wujud dalam surat rasmi adalah hasil daripada salah pilih terhadap perbendaharaan kata dan penggunaan ayat janggal atau salah. Pembaca diterangkan bahawa kejanggalan bahasa wujud akibat penterjemahan secara langsung melalui kata-kata dan ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi dari bahasa Inggeris ke bahasa Melayu.

Kesimpulannya, surat rasmi mempunyai laras dan gayanya sendirinya. Surat rasmi juga merupakan satu elemen dalam memastikan urusan pentadbiran secara efektif dan efisien. Oleh itu, buku ini amat berguna dan bermanfaat untuk pengguna bahasa Melayu, para pentadbir, pendidik dan umumnya masyarakat awam. Buku ini juga boleh dijadikan panduan agar dapat mengatasi sebarang kemusykilan dalam mengarang surat rasmi yang berkualiti.